企業需要重新建賬,原因主要有倆:
第一,之前公司沒有賬,或者賬務核算混亂不堪,現在想重新建賬,規規矩矩地核算;
第二,公司越做越大,政府一看,不行,先富帶后富,你得招倆會計拉動拉動社會就業率,今兒起咱家稅務上不搞核定征收,搞查賬征收。
小企業經營一段時間后中途建賬,有兩種建賬方法:
一是財產清查分散完成,按期初余額為零建賬;
二是財產清查期初集中完成,根據清查結果進行期初建賬。我們今天主要介紹第二種方法,也是小企業常用的一種。
亂賬的處理內容
清產核資
清產核資簡單說就是盤點,盤點公司全部資產與負債。
這并不是一個簡單的事。會計混亂的公司,往往資產管理混亂、產權不清,理清資產產權是重中之重。
代理記賬主要步驟如下:
(1)時點歸屬:如果定在1月1日,當然比較好。但就算在全年的其它時點,重新建賬也是可以的。
(2)資產歸屬:形式上,要確保所有資產都得到盤點人、復盤人、領導簽字。對產權不清的資產,做一個待處理文件,推動公司高層確定全部資產歸屬。尤其關聯企業之間、股東與企業之間、母子公司之間,產權清晰這一步不能完成,則難以成功建賬。如果是確有爭議的資產,就先斬掉不要,反正與財務部利益沒有太大關系。
(3)確定成本:理清資產產權后,是確定資產成本。這是一個技術活。有發票、白條、合同、付款憑證等能夠證明東西屬于公司的,那就進資產和實收資本;沒有發票,價值不明的,就當作借用股東的資產,以后是付租金使用費還是直接從股東手里買斷那得另說。
固定資產的盤點,找發票、找合同,盡量確認到原值。沒有發票,計提折舊就不得在稅前扣除,在所得稅匯算清繳時作納稅調整。
存貨盤點,有發票的,當然按發票金額確認;沒有發票的,按近期采購價格確認,以防止與后批次存貨成本差異過大。
在產品、產成品,如果數量多、金額大,最好把估計的過程與計算依據書面化。
其它物料、周轉材料、低值易耗品,凡是舊的或者金額小,就可以不用管了,即費用化。凡是新的、金額大的,可以計入。
(4)債權債務:所有有記錄的債權,全部制成表格,寧多勿漏,每筆債權要確定責任部門或人員,形成領導簽字批準的債權表。領導也不能確定的債權就先不裝進來,單獨放在一個表里面,以后再說。債務方面,所有債務包括金額最好發函詢證,領導簽字。
(5)試算平衡。完成相關清查后,就進行試算平衡的工作。
上述盤點表的資產與負債歸集入相關科目制作平衡表,資產與負債的差額,就是所有者權益。所有者權益中,除非有確鑿依據,否則盡量不要確認資本公積。用科目匯總表中資產與負債的差額,減去實收資本和資本公積,差額就是未分配利潤。這么一來,理論上講,清產核資的成果——資產負債表也就出來了。
財產清查期初集中完成,根據清查結果進行期初建賬。
亂賬梳理后續工作
后續調整
就像雕刻一樣,以上兩步只是雕像的初步模型,要想賬表大致符合公司的經營狀況,我們還要加以打磨。以上兩步雖然可以做出資產負債表,但數據很可能還有問題,比如,如果實收資本當初是虛的,這就可能導致巨額虧損,報表極不正常。利用新建賬的機會,可以進行調整。調整時,重點考慮利潤或虧損的金額和資產負債率,結合公司情況,應該可以大致判斷是否正常。如果不正常,盡可能找到原因。一旦公司領導批準了新資產負債表,則相當于形成了全新的賬務資料。
期初余額
上面形成的各項表格,就可以作為建賬的基礎。新設賬套,選擇適合自己公司的會計準則,繼而按照需要下設二級科目和輔助核算,將各項數據登記入相關的科目期初余額,這樣建賬就完成了。
有些公司之前并非沒有賬,而是有賬但非常混亂,并不愿意直接重新登記期初余額,此時,應該按新賬與老賬的各科目金額差異,計算出差額,然后統一做一筆多借多貸的調整分錄,就完成了老、新賬的過渡。
有時事情往往沒三言兩語中那么順利,不然墨菲定律就白發表了。萬一設完期初余額才發現還有一大筆資產、負債計漏了,或者某些計入的資產要調出來。遇上這類事當然是倒霉。所以,前期工作一定要細致,以減少不必要的調整。
那遇到這種情況怎么解決呢?首先,把這些資產負債的情況整理成表格,交給領導簽字,同時應把相關權屬資料整理歸檔備查。然后,重新制作新的試算平衡表,相當于把前面的工作用新數據重做一遍,形成新的平衡表。
對于新表所導致的各科目的差額,做一筆分錄結平即可。
建立會計核算制度
所謂法不溯及既往,凡事都有先后因果,既然以前沒有解決,形成了歷史遺留問題,那么延續到現在了就按現在的規矩來辦事吧。規章制度包括但不限于下列幾條:現金管理制度、發票管理制度、合同管理制度、財務報銷制度、采購制度和成本核算制度。